Müşteri Aydınlatma Metni

Frekans Grup Enerji Hizmetleri İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti

MÜŞTERİ AYDINLATMA METNİ

Güncelleme Tarihi : 23/11/2023

1. AYDINLATMA METNİNİN AMACI VE KAPSAMI NEDİR?

FREKANS ENERJİ (‘Şirket’) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK” ya da “Kanun”) 10. maddesinde belirtilen kapsam dahilinde kişisel verileri nasıl işlediğimize ilişkin sizi bilgilendirmeyi amaçlıyoruz. Bizimle paylaştığınız kişisel verilerinizin güvenliği ve korunması konusuna önem veriyoruz.

Şirket, Kanun’da tanımlandığı şekliyle bir “Veri Sorumlusudur”. Bu bağlamda kişisel verilerinizi Kanuna uygun olarak işliyor, kişisel verilerinizin korunması için uygun, ölçülü ve yeterli idari ve teknik tedbirler alıyoruz. Kişisel verilerin işlenmesi konusunda ve kişisel verilere ilişkin temel kavramlar hakkında bilgi almak için Gizlilik Politikamızı inceleyebilirsiniz.

2. VERİ SORUMLUSU OLARAK BİZ KİMİZ?

Veri sorumlusu olarak yasa ve Kurul kararlarından kaynaklanan yükümlülüklerimizi idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirler alarak yerine getiriyoruz. Künyemiz ve kişisel verilerle ilgili bize ulaşabileceğiniz iletişim bilgilerimiz şu şekildedir:

3. KİMİN, HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİ İŞLİYORUZ?

Müşterilerimizin, Potansiyel Müşterilerimizin, Müşteri Çalışanlarının aşağıda listelenen kategorilerdeki kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini işliyoruz.

1. KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, Özlük, İşlem Güvenliği, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler, Müşteri İşlem, Finans, Görsel ve İşitsel Kayıtlar

1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLARLA İŞLİYORUZ?

Toplanan kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen genel ve özel amaçlar çerçevesinde Kanun’un 4, 5. ve 6. maddelerinde belirtilen ilke, esas ve usuller dikkate alınarak işlenecektir.

1. GENEL AMAÇLAR

Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

1. ÖZEL AMAÇLAR

Tesislerin Güvenliğini Sağlamak, Yazılım Hizmeti Sunmak / Almak, Hukuki, Teknik ve Ticari İş Güvenliğini Sağlamak, Cari Hesap Kaydı Açmak, Müşteri Kaydı Oluşturmak, Cari Hesap Mutabakat İşlemlerini Yürütmek, Değerli Kağıt İşlemlerini Yürütmek, Tahsilat Yapmak, Fatura Düzenlemek, Malzeme Kabul ve Çıkış İşlemlerini Yapmak, Ödeme İadeleri İşlemlerini Yönetmek, Muhasebe Kayıt ve İşlemlerini Yürütmek, Yazılım Hizmeti Almak, Kamu Kurumlarına Resmi Bildirimde Bulunmak, Mail Order Yoluyla Tahsilat Yapmak, Finansal, Teknik, Hukuki ve İdari İçerikli Ticari İş Güvenliği ve Gizliliğin Sağlanması , Eğitim Desteği Sağlamak, Hizmet ve Ürünlerin Satışını Yapmak, Bayi Süreçlerini Yönetmek, Sözleşme İmzalamak, Uzaktan Eğitim Vermek

5. KİŞİSEL VERİLERİ HANGİ YOLLARLA İŞLİYORUZ VE KORUYORUZ?

Verilerinizi, Kanunun 4. maddesinde sayılan ilkeler ve 5 ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde işlemeye özen gösteriyoruz.

Kişisel verileriniz otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle Yazılım, Uzaktan Erişim, Video Konferans, Anlık Mesajlaşma, Ofis Uygulamaları, Hosting, Teknik Servis/Destek, Web Uygulamaları, Sanal Pos Hizmeti gibi elektronik ortamlarda ve fiziksel ortamlarda işlenmektedir.

Şirket olarak işlediğimiz kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve veri sahiplerinin mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler uygun ve ölçülü olacak şekilde alınmaktadır. Bu çerçevede uygulama, yazılım ve bilişim sistemlerimizin standartlara uygun olmasına ve güncel tutulmasına, veri paylaşılan taraflarla veri aktarım sözleşmeleri imzalanmasına ve kişisel veriye dokunan çalışanlarımızdan aldığımız “Gizlilik Taahhütnamesi”ne uygun hareket etmeleri konularına özen göstermekteyiz.

6. KİŞİSEL VERİLERİ NEDEN VE KİMLERLE PAYLAŞIYORUZ?

Şirket olarak aşağıda sayılan amaçlarla; Kanun’un 8 ve 9. maddelerine uygun olarak iş ilişkisi içinde bulunduğumuz kuruluşlarla, idari, hukuki ve teknik hizmetlerinden yararlandığımız hizmet sağlayıcısı ve çözüm ortağı niteliğindeki yurt içinde ve yurt dışında bulunan resmi ve özel kurum/kuruluşlara aktarılmaktadır.

Bir veri sorumlusu olarak veri paylaştığı kurum ve kuruluşların Kanun’dan kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirdiklerinden emin olmak için mümkün olduğu ölçüde gerekli kontrolleri yapmakta, tarafların yükümlülüklerini veri aktarım sözleşmeleri, veri işleme sözleşmeleri ve taahhütnameler ile güvence altına almaktayız.

6.1 Yurt içi Paylaşımın/Erişimin Nitelik ve Kapsamı Nedir?

Kişisel verileri aşağıda belirtilen yurt içinde yerleşik veri sorumlusu ve veri işleyen statüsündeki taraflarla paylaşıyoruz.

1- Avukat ile Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi amaçlarıyla,
2- Mali Müşavirler ile Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
3- Bilişim Şirketi ile Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Fatura Düzenlemek amaçlarıyla,
4- Bankalar ile Tahsilat Yapmak, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
5- Ürün Tedarikçisi ile Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Uzaktan Teknik Destek Sağlamak, Uzaktan Eğitim Vermek amaçlarıyla,
6- Bilişim Şirketleri ile İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Ofis Uygulamalarını Kullanmak, İnternet Sitelerinde Yer Alan Formları Düzenlemek, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Teknik Destek Sağlamak, Tahsilat Yapmak amaçlarıyla,
7- Bayiler ile Bayilere İlişkin İşlemleri Yürütmek amaçlarıyla,
8- Yargı Mercileri ile Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi amaçlarıyla,
9- Kargo Şirketleri ile Kargo İşlemlerini Yürütmek amaçlarıyla

6.2. Yurt dışı Paylaşımın/Erişimin Nitelik ve Kapsamı Nedir?

Şirket kişisel verilerinizi internet sitemizin yürütülmesi, hizmetlerin geliştirilmesi, ofis iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve kullanıcı ve ziyaretçilere hizmet verilmesi, memnuniyetlerinin temini, beklentilerinin karşılanması, iletişim kurulması amaçlarıyla yurt dışında yerleşik aşağıda sayılan hizmet sağlayıcılarla paylaşılmaktadır.

1- Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Uzaktan Teknik Destek Sağlamak amaçlarıyla, Almanya menşeli TeamViewer SE ile
2- Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Uzaktan Teknik Destek Sağlamak amaçlarıyla, Almanya menşeli AnyDesk Software GmbH ile
3- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Video Konferans Görüşmesi Yapmak, Video Kaydı Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Meet (Google) ile
4- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Anlık Haberleşme Sağlamak amaçlarıyla, ABD menşeli Whatsapp (META) ile
5- Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sunum Tanıtım ve Bilgilendirme Yapmak amaçlarıyla, Kanada menşeli TeamGram ile
6- Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla, ABD menşeli Trello (Atlassian) ile
7- Mal ve Hizmet Tedariklerini Yönetmek amaçlarıyla, İrlanda menşeli Amazon Web Services (Amazon.com) ile

Hizmet sağlayıcıların gizlilik politikalarına aşağıdaki bağlantılardan ulaşabilirsiniz:

1- TeamViewer SE Gizlilik Politikası
2- AnyDesk Software GmbH Gizlilik Politikası
3- Meet (Google) Gizlilik Politikası
4- Whatsapp (META) Gizlilik Politikası
5- TeamGram Gizlilik Politikası
6- Trello (Atlassian) Gizlilik Politikası
7- Amazon Web Services (Amazon.com) Gizlilik Politikası

7. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ HUKUKİ SEBEPLERLE İŞLİYORUZ?

Kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinde de belirtildiği şekliye öncelikle “açık rıza” şartına dayalı olarak işlenebilmektedir. Ayrıca aynı maddenin (2) no’lu fıkrasında geçen,

1. a) “Kanunlarda açıkça öngörülme”
2. b) “Fiili imkânsızlık” nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
3. c) “Sözleşmenin kurulması ya da ifası” hukuki sebebine dayalı olarak; tarafı olduğunuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi,

ç) “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi” hukuki sebebine dayalı olarak, mahkemeler ve bilgi-belge talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine cevap verilmesi gibi ilgili mevzuatta öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

1. d) “İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması”,
2. e) “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması” hukuki sebebine dayalı olarak, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi
3. f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun “meşru menfaatleri için” veri işlenmesinin zorunlu olması

hukuki sebeplerine istinaden “açık rıza aranmaksızın” işlenebilmektedir.

Bu doğrultuda kişisel verileriniz;  (c), )ç), (e) ve (f) fıkraları ile (a) fıkrası uyarınca aşağıdaki mevzuat çerçevesinde işlenmekte ve belirtilen taraflara aktarılabilmektedir:

1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)
4- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
5- 5941 sayılı Çek Kanunu
6- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
7- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
8- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

8. VERİ SAHİBİ OLARAK HAKLARINIZ NELERDİR?

Kişisel veri sahipleri olarak Kanun’un 11. maddesinde sayıldığı şekliyle;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. Kanun’un ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

9. KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARINIZI NASIL KULLANABİLİRSİNİZ?

Kanun’un “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11. maddesi kapsamındaki haklarınız ve başvuru sürecine ilişkin “Kişisel Veri Sahibi Başvuruları” sayfamızdan bilgi edinebilir ve aynı sayfada yer alan “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu“nu kullanarak bize başvurabilirsiniz.